Kepala Bidang Pembinaan dan Layanan Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Mimika Yandry Sedubun. (FOTO: IST/TIMEX)
MIMIKA, timikaexpress.id — Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Mimika mendorong organisasi perangkat daerah (OPD) mengelola dan mengunggah arsip pemerintahan secara mandiri melalui sistem digital.
Langkah ini sekaligus membuka akses masyarakat terhadap arsip yang bersifat terbuka, termasuk dokumen yang memiliki nilai sejarah.
Kepala Bidang Pembinaan dan Layanan Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Mimika Yandry Sedubun mengatakan, admin OPD yang mengikuti bimbingan teknis implementasi Sistem Informasi Kearsipan Nasional/Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (SIKN/JIKN) akan berperan sebagai kontributor.
“Peserta bimtek ini kita harapkan bisa mandiri dalam mengunggah data-data pengelola maupun arsip dari unit kerjanya secara berkelanjutan. Dengan begitu, ketergantungan terhadap pihak lain bisa diminimalkan,” ujar Yandry di Hotel Horison Diana, Kamis (1/10/2026).
Menurutnya, admin OPD tidak hanya bertugas mengunggah arsip, tetapi juga melakukan pemilahan awal terhadap dokumen yang dapat dipublikasikan.
Setiap arsip yang masuk kemudian diverifikasi Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah sebelum ditampilkan melalui jaringan informasi kearsipan.
“Tidak semua data langsung di-upload. Kita verifikasi dulu, karena ada dokumen-dokumen yang tidak bisa dipublikasikan kepada masyarakat umum,” katanya.
Arsip yang bersifat terbuka dapat menjadi sumber informasi sekaligus dokumentasi sejarah Mimika.
Arsip tersebut antara lain foto kegiatan pemerintahan, dokumentasi pembangunan, kebijakan pemerintah hingga rekaman kepemimpinan daerah.
“Misalnya foto-foto pemimpin pada waktu lampau, ketika mereka menjabat. Itu menjadi arsip sejarah. Kemudian kebijakan-kebijakan pemerintah dan rekaman pembangunan di kabupaten ini juga bisa menjadi informasi yang nantinya kita publikasikan,” jelasnya.
Yandry mengatakan penerapan SIKN/JIKN di lingkungan Pemkab Mimika sebenarnya telah berjalan, tetapi belum optimal.
Karena itu, bimtek tersebut diarahkan untuk meningkatkan kemampuan admin OPD dalam mengelola, memperbarui dan mengunggah arsip unit kerja secara mandiri.
Pengelolaan arsip digital juga akan diperluas hingga tingkat distrik. Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah berencana melakukan sosialisasi di wilayah pesisir tahun ini sebelum penerapannya diperluas ke seluruh distrik.
Menurut Yandry, arsip tercipta setiap hari di setiap unit pemerintahan, termasuk distrik. Surat keluar, dokumentasi kegiatan, foto dan berbagai dokumen pemerintahan perlu dikelola sejak awal agar dapat tersimpan dan ditemukan kembali ketika dibutuhkan.
“Kita berharap teman-teman di distrik juga memahami bahwa arsip itu tercipta setiap hari. Setelah mengikuti bimtek, mereka bisa melakukan tugas pengelolaan arsip dengan baik,” ujarnya.
Di sisi lain, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Mimika masih menghadapi keterbatasan fasilitas penyimpanan arsip fisik.
Hingga kini, Pemkab Mimika belum memiliki depo arsip khusus untuk menyimpan arsip permanen yang memiliki nilai sejarah.
Yandry mengatakan depo arsip diperlukan untuk menjaga dokumen fisik agar tidak rusak atau hilang.
Pihaknya juga telah mempelajari pengelolaan depo arsip di sejumlah daerah sebagai bahan pengembangan di Mimika.
“Arsip fisik selama ini masih kita simpan, tetapi kita belum memiliki depo arsip. Ke depan ini menjadi salah satu hal yang perlu kita pikirkan karena arsip yang memiliki nilai sejarah harus dijaga,” katanya.
Ia berharap peserta bimtek tidak berhenti pada pemahaman teknis, tetapi benar-benar menjalankan fungsi sebagai kontributor di OPD masing-masing.
“Harapan kami setelah mengikuti bimtek ini teman-teman bisa mengakses, mengunggah, mengelola dan memperbarui arsip di unit kerjanya secara berkelanjutan,” pungkasnya. (via)
Tinggalkan Balasan